Visual thinking & understanding in BA / RE / ARCH practices used in industry product development

 

tacit knowledge calibration

Tacit knowledge calibration

The concept of visual management  and visual feedback is one of the pillars in Lean Product development for communication of status, progress, prognosis, and planning, e.g. tracking of work identified, ongoing and done in the development teams via kanban-like boards as well as the progress according to existing plan, expectations and what is actually delivered.

The leaders of the development teams are more interested in the use of resources and the amount of work to be done, so future work can be planned accordingly.
The downstream stakeholders like sales, manufacturing, marketing etc.. also need to SEE how the projects are doing so they can plan and be ready at the right time.

The knowledge needed and the representations used, are pragmatic and efficient for management and planning, and the focus is NOT on the visual thinking and understanding of what shall be done.
Only the management and control aspects of the development are considered.

In the BA/RE practice you often get advice to use X or Y or Z but no direction on WHICH representation to use and no focus on reasoning regarding the effect on this choice for downstream development.
The often individual decisions are suspiciously sub-optimal with no supporting knowledge of consequence of the specific Knowledge Representational choice as it will most likely affect the way we see things, think and are able to invent …but most importantly the ignorance of what we do NOT see and what has been lost in the knowledge transformation along the way —“the Software Engineering  “Chinese whispers game”(” Telephone-, Gossip game”,  “viskleken”) aka “the agile guessing game”…

Chinese whispers game
“Chinese whispers game”

The essence of the game is that “Whispered messages” are passed around the room and the version which comes back to the starting point bare no relation to the original message. This phenomenon of “whispering” can also be extended to “not really understanding” in a more general sense to describe every day “mis-telling” of stories and misunderstanding of knowledge in any setting or form, when only using talk and sloppy writing are used as for knowledge communication. In fact, the sheer existence of this “whispering effect” is one of the reasons why LEAN and AGILE will never really work in Software Engineering without a sincere and focused knowledge representation for thinking and understanding!

We are lacking a focus on HOW we make the decision between different Visual Knowledge representations and the effect of our choices both at the same level regarding knowledge, understanding, innovation, and creativity, but also the downstream understanding of WHAT is communicated and what is NOT represented at all.

Most models are not explicitly showing the Visual Knowledge Representation, but can easily be enhanced by a VKR component. For example the VKR decision point in the MSDDRE model

MSDDRE model with VKR
The MSDDRE model developed by Krzysztof Wnuk – Blekinge Tekniska Högskola (modified by the author)

And by the way, this is my research domain. Do you want a draft title? OK here we go:

“Formal & informal Visual Knowledge Representation used for knowledge transfer in Requirements Engineering, Business Analysis and Software Architecture
– evaluation of real usage in industry, choice of representation and diagram narratives to identify difficulties and errors in thinking and how to find
the Best Possible, Good-enough and Visual Knowledge Representation with focus on the properties required for formal modeling in practice”

Hur namnger du ditt konferensrum?

Jag minns en händelse som utspelade sig när jag jobbade på Ericsson runt 2002.
Vi hade bokat en grupp med Subject Matter Experts från Stockholm för en intensiv krav- och modelleringsworkshop i Göteborg.

Jag var väl förberedd som den som skulle driva modelleringen med fokus på begrepp och informationsstrukturer.
Det som ofta är grunden till många problem inom företag är just en förenklad eller felaktig informations- och begreppsmodell. Man tror att man pratar om samma sak, tills man inser att man inte gör det. Och den insikten gör ont. Och har ofta kostat mycket tandagnisslan, energi och pengar!

Men våra inbjudna gäster verkade vara försenade!

Vi som hade varit så noggranna med inbjudan till workshopen med både “reading viewpoints”, roller, effektmål etc.
Och jag hade redan dubbelkollat att både tid och datum stämde!

Jag började känna en viss oro. Tills jag fick ett samtal från en av dem.

– “Vi är på Ericsson i Borås, och det verkar inte vara någon här som vet något om en workshop!”

Begrepp! Inbjudan var till workshop i konferenslokalen vid namnet “Borås” i Göteborg, inte till Ericsson i staden Borås.

Men vad ska man då ge konferensrummen för namn?

Jag har tänkt på det i omgångar tills jag såg konferensrummen på CASTRA:s kontor i Göteborg.
Castra har namngett rummen med existerande kärnvärden och de ord som är viktiga drivkrafter för företaget.
Det innebär att varje gång du bokar ett rum blir du indirekt påmind om kärnvärdena som ska styra verksamheten.

Genialt!

Det är så ett seniort konsultbolag tänker och realiserar effekt in i minsta detalj!
Det är ju så att vi bör ta varje tillfälle för att skapa kommunikation om något viktigt och drivande för en verksamhet.

“the power of words is that if you change the words, you change the world!”

Castra mervärde

 

Stefan_BLOGG_bild_text_EEKENULV_3

Sju frågor som du bör ställa för att Representera Kunskap

– Ett sätt att tänka för att representera kunskap pragmatiskt, på ett sätt som fungerar och ger effekt!

Ibland känns det som att både begreppet “krav” och “modell” har blivit “fula ord” i en ofta struktur- och kunskapsfientlig låtsas-agil projektmiljö. Men för mig är kunskapsrepresentation, som dessutom är pragmatisk (dvs. funkar på riktigt i verkligheten) det mest agila som finns.

7 viktiga frågor att ställa

Mina huvudfrågor är alltid följande:

  1. “Kneeded

    Vilken kunskap behövs och vad är det vi behöver förstå (i den givna situationen och kontexten, med ett prioriterat antal intressenter, vyer och problemdefinitioner)?

  2. “Rbest possible

    Vilken skulle vara den bästa möjlig representationen av kunskapen om vi hade oändligt med resurser och hade tillgång till “the best of the best” inom erfarenhet och kunskap?

  3. are we doing it?

    Är det den representationen vi använder idag?

  4. “Rnow

    Hur representeras denna nödvändiga kunskap idag? I huvudet på folk eller i textdokument eller rentav enbart i koden? Är det ett gap eller skillnad mellan Rnow och Rbest-possible ?

  5. “Impactwith no R

    Vad skulle hända om vi inte representerade kunskapen alls, utan lät den bara vara kvar i huvudet på de inblandade och enbart förmedlades genom prat eller icke strukturerade sketcher på en White board?

  6. “Rgood-enough

    Vilken är den bästa representationen vi kan göra idag med de tillgängliga resurser vi har med de begränsningar vi utsätts för)? Ska verkligen representationen bara “finnas i huvudet på folk” (tacit knowledge) eller ska den fångas enligt konstens alla regler med både syntax, semantik och Well-Formed Formulas? Är det ett gap eller skillnad mellan Rgood-enough och Rnow ?

  7. Rpragmatic

    Hur gör vi representationen så tillgänglig och effektfull (pragmatisk!) som möjligt för att nå de givna projektmålen inom de givna ramarna och spelreglerna? Behöver vi undervisa och lyfta folk i tanken, eller måste vi förenkla representationen ytterligare eller baka ihop den med existerande ramverk och integrera i existerande verktyg och mallar?

7 questions for PKR_transparent
Om du är intresserad av mitt senaste projekt kring “Post-it Thinking”
kolla in https://post-it-thinking.blogspot.se/

KRARIRR_mnemonic image__EEKENULVMnemonik för att minnas de 7 viktiga frågorna!

En pragmatisk metafor

Att arbeta som verksamhetsanalytiker (Business Analyst – BA) eller kravingenjör (Requirements Engineer – RE) innebär att man är som Christofer Columbus. På sju sjösjuka sjömäns hav i stormens vildsinta krängningar av den plattform/båt vi befinner oss på och där allt yr omkring och det blåser olika vindar, där försöker vi rita kartor! Vi ritar sällan en ny karta, men verifierar och validerar den som finns och lägger till viktiga saker som är värda att “kartifiera” så att alla kan få nytta av det vi upptäckt. Vi utforskar och vågar segla de mest stormfyllda vatten eftersom vi litar på våra kartor och vår förmåga att navigera. Ju bättre karta, desto lättare är det att navigera och ju smartare väg kan vi ta för att nå snabbare fram till hamn.

Smart och agil segling innebär inte mindre information, utan rätt information
för den givna (väder)situationen och de hinder som identifierats.

Som BA/RE skapar vi rätt karta som är tillräckligt bra för att ge nytta och den eftersökta positiva effekten!

En karta förbättras kontinuerligt och ger upphov till nya tankar och ger förmågan till helhetssyn!
Segla inte rakt ut i havet utan att veta vart du ska och utan förmåga att fånga det du ser och upplever.

skattkarta__EEKENULV

Det är viktigt att sätta fokus på VAD vi måste ha koll på och veta, HUR vi ska representera det så att alla förstår, så att vi slipper göra en massa omtag och rita om kartan varje gång.
Dessutom så måste vi använda vår erfarenhet för att få det att funka i praktiken på ett så smart sätt som möjligt med vår enorma verktygslåda och de tankar och resurser som redan finns på plats!

En korrekt modell som inte används är en dålig modell!

 

Stefan_BLOGG_bild_text_EEKENULV_3